Cada 26 de abril, República Dominicana y otros países reconocen la dedicación laboral de las secretarias
Una sonrisa y un saludo distintivo forman parte de la bienvenida con la que las secretarias reciben a los usuarios. Son como una “carta de presentación”, es decir, la cara de la empresa, las que todos conocen y, por lo regular, a la que no sólo los visitantes le toman cariño, sino también los demás empleados. Sus funciones van más allá de recibir personas, tomar un teléfono, enviar y recibir correspondencias, porque también son las encargadas de supervisar los asuntos de la administración, guardar confidencialidad, entre otras, no menos importantes.
Yocasta Francisco posee las cualidades que toda secretaria necesita para ejecutar una buena labor. Entró a trabajar en el periódico El Caribe en el año1995, y no es hasta el 2005 que comienza su labor como secretaria. Para ella, realizar este trabajo conlleva tener un sin número de cualidades que hacen que las secretaria y/o asistentes no desaparezcan del ámbito laboral.
“Debemos ser discretas, confidentes y, hasta cierto punto, como es en mi caso, debemos tener algo de psicología para lidiar con las emociones de quienes nos rodean”.
De acuerdo a Francisco, en la actualidad las secretarias enfrentan retos como el modernismo y la tecnología. “Debemos mantenernos actualizadas e informadas para que estos no afecten nuestro desenvolvimiento y así no llegar a ser obsoletas e innecesarias”.
Añade que “nuestra función es ser imagen y presentación de la empresa y nos corresponde agendar, tramitar y puntualizar citas, visitas y entrevistas”.
“Ser secretaria todo este tiempo me ha dado muchas satisfacciones tanto en lo laboral como en lo personal, ya que he tenido la oportunidad de tratar y conocer personas maravillosas que me han ayudado a crecer y educarme”, finalizó Francisco.
Cualidades
-Responsabilidad: Cuando una secretaria es responsable con sus tareas, evita cometer errores, se comporta con diligencia, es puntual a los horarios y mantiene el orden de la oficina.
– Discreción: en una empresa, la secretaria ocupa un cargo de confianza porque suele tener acceso a material reservado. Es importante que mantenga y manipule el material de la empresa con total discreción.
– Eficiencia: esta capacidad implica tener una óptima utilización de los recursos disponibles para obtener los resultados deseados. Por lo tanto, una secretaria eficiente es aquella que logra cumplir con los objetivos valiéndose de los recursos disponibles.
– Organización: independientemente del tipo de empresa u organización, esta profesional debe ser organizada. Las tareas que realiza y los trabajos que se le solicitan a diario deben ser presentados en tiempo y forma.
-La puntualidad: esta también es una de las cualidades que debe tener una secretaria, no sólo en el cumplimiento de los horarios o calendarios asignados, sino también para llegar al trabajo o tomarse el descanso correspondiente. Hay que tener en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo sino también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea.
– Observación: la secretaria debe estar atenta a cada mínimo detalle, anteponiéndose a los hechos y al mismo tiempo contar con el tacto necesario para hacer lo debido en el momento adecuado. Dada las tareas que tiene a su cargo, debe tener la capacidad para manejar la situación de manera eficiente.
– Paciencia/ lealtad: para poder sobrellevar situaciones incómodas y difíciles, las secretarias deben revestirse de paciencia para mantener la calma. En cuanto a la lealtad, deben dedicarse al trabajo, de manera que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos.
